Privaatsusteatis – SpeakUp teavituskanal

1. Sissejuhatus

Polestar on pühendunud avatud suhtlemist soodustava kultuuri edendamisele, mida iseloomustavad avatus, ausus ja vastutustundlikkus, et tuvastada, käsitleda ja ennetada ebaeetilist käitumist ning rikkumisi. Polestar on kasutusele võtnud kontserniülese teavituskanali ehk kaebuste esitamise mehhanismi nimega SpeakUp, et võimaldada nii ettevõttesisestel kui ka välistel isikutel teatada oma muredest või kahtlustest. 

Käesolevas dokumendis kirjeldatakse, kuidas Polestar töötleb teie isikuandmeid, kui esitate Polestar SpeakUpi kaudu teate või pöördumise, kasutades selleks mõnda saadavalolevat kanalit.

Polestar SpeakUp on mõeldud Polestari käitumisjuhendi, ettevõtte poliitikate ja direktiivide ning kohaldatavate õigusaktide raskete rikkumistega seotud murede lahendamiseks, sealhulgas selliste probleemide korral nagu altkäemaks või korruptsioon, pettus, konkurentsiõiguse rikkumine, laste- või orjatööjõu kasutamine või muud inimõiguste rikkumised, diskrimineerimine, ahistamine, kiusamine, konfidentsiaalse teabe lekkimine või vargus. Polestar SpeakUpi ulatus on kirjeldatud Polestari SpeakUpi poliitikas. SpeakUp on loodud kasutamiseks viimase abinõuna, kui muud suhtlus- või teavituskanalid ei ole sobivad või kättesaadavad.

Anonüümsed teated on võimalikud, kui kohalikud seadused seda lubavad. Anonüümsus võib aga mõjutada meie võimalusi teie muret efektiivsemalt uurida. Kui otsustate oma aruandes esitada isikut tuvastavat teavet, käsitleme teie teavet konfidentsiaalselt ja turvaliselt.

Polestar ei tolereeri mingit kättemaksu ühegi isiku suhtes, kes tõstatab heas usus muresid, sõltumata sellest, kas need väited viivad põhjendatud uurimiseni või mitte.

2. Kes me oleme

Polestar Automotive Holding UK PLC ja Polestar Performance AB, edaspidi „Polestar“, „meie“ ja „meie oma“ nime all, tegutsevad teie isikuandmete allpool kirjeldatud viisil töötlemisel ühiste vastutavate töötlejatena. Speak Upi teavituskanalit ja kõiki vastavusuurimisi haldavad Polestar Performance AB peakorteri üksused. Polestar Automotive Holding UK PLC ja selle juhatus vastutavad kontserni tasandil Speak Up aruandlussüsteemi ja vastavusuurimiste järelevalve ja haldamise eest.

3. Milliseid isikuandmeid me kogume ja miks

Kui esitate Polestar SpeakUpis teate, töötleme teie kohta järgmist tüüpi isikuandmeid:

• Teatatud probleemi keel, riik ja tüüp, mille valisite teate esitamisel.
• Teave, mida esitate aruande vabatekstiväljadel, sealhulgas teie isikuandmed ning teave selle kohta, kas olete Polestari kontserni töötaja, juhul kui otsustate selle lisada.
• Häälsõnum, kui otsustate teate esitada telefoni teel.
• E-posti aadress (vabatahtlik; ainult uute sõnumite kohta teavituste saatmiseks; Polestar ei saa seda aadressi kasutada)
• IP-aadress ja muud tehnilised andmed

SpeakUpi teavitussüsteemis on võimalik vestlust jätkata, sellisel juhul töötleme ka sellist lisateavet, mille otsustate vestluses kirjutada.

SpeakUpi teavitussüsteem ei ole loodud teie tundlike andmete kogumiseks ega töötlemiseks, kuigi võite neid meile oma teate vabatekstiväljadel vabatahtlikult avaldada.

Kasutame teie isikuandmeid teie teate läbivaatamiseks ja Polestari käitumisjuhendi, ettevõtte poliitikate ja direktiivide või kohaldatavate õigusaktide kahtlustatavate raskete rikkumiste uurimiseks.

Kui otsustate esitada teate telefoni teel, transkribeeritakse häälsõnum meile SpeakUpi aruandlussüsteemi.

Teie isikuandmete töötlemise õiguslikud alused on järgmised:

• Meie juriidiliste kohustuste täitmine (nt USA Väärtpaberite ja Börsi Komisjoni, USA Nasdaqi ja ELi rikkumisest teatamise direktiivi (2019/1937) rakendavate õigusaktide eeskirjast tulenevalt) (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt c).
• Meie õigustatud huvi tagada, et järgime kohaldatavaid õigusakte, meie käitumisjuhendit ja ettevõtte poliitikaid/suuniseid kõigis meie kontserni tegevustes ning hõlbustada teiste isikute võimalust teatada sellistest kahtlustatavatest rasketest rikkumistest (GDPR artikli 6 lõike 1 punkt f).
• Kui te esitate meile enda kohta tundlikke isikuandmeid, töötleme neid isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 9 lõike 2 alusel.

4. Kui kaua me teie andmeid säilitame

Säilitame teie isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik eesmärkide täitmiseks, milleks need koguti ja töödeldi, sealhulgas mis tahes juriidiliste kohustuste täitmiseks.

Teie isikuandmed kustutatakse või anonümiseeritakse kahe aasta jooksul alates uurimise lõppemise kuupäevast, välja arvatud juhul, kui süüdistuse raskusaste, juriidiline kohustus või juriidiline või distsiplinaarmenetlus nõuab teie andmete pikemat säilitamist.

Kui olete valinud aruande esitamise telefoni teel, säilitatakse kõnesõnumit 14 päeva pärast tõlketöö lõpetamist ja lisaks 90 päeva andmete varundamiseks. Tehnilisi andmeid säilitatakse 90 päeva, välja arvatud juhul, kui on tuvastatud pahatahtlik tegevus.

5. Teie isikuandmete avalikustamine

SpeakUpi aruandlussüsteemis teateid esitavate isikute identiteeti käsitletakse konfidentsiaalse teabena ning me võtame kasutusele kõik mõistlikud meetmed teie identiteedi ja isikuandmete avalikustamise piiramiseks.

Siiski võib olla vajalik mõningaid teie isikuandmeid avaldada teistele, kellel on spetsiaalselt volitus meie nimel andmeid töödelda või kes on kaasatud kahtlustatavate raskete rikkumiste või väärkäitumise uurimiseks.

• Polestari kontserni ettevõtted: Ainult Polestari kontserni spetsiaalselt volitatud isikud, kui see on vajalik pärast teate saamist toimuva uurimise läbiviimiseks.
• Väline õigusnõustaja, sõltumatud välised uurijad ja/või seadusjärgsed audiitorid.
• Volitatud töötlejad (teenusepakkujad ja muud osapooled): SpeakUpi aruandlussüsteemi pakub People Intouch BV (Holland). People Intouch BV kasutab andmete majutamiseks ja tõlketeenuste osutamiseks ELis ja Ühendkuningriigis asuvaid alltöövõtjaid.
• Ametiasutused: Teatud asjaoludel võime olla seaduslikult kohustatud avaldama teavet valitsus- või õiguskaitseasutustele, nt politseile, privaatsuskaitseasutusele, kohtutele, sõiduki ametliku registreerimise asutustele või õiguskaitseorganitele. See võib olla vastuseks kehtivatele ja seaduslikele nõuetele, näiteks kohtukutsele, kohtumäärusele või muudele juriidilistele protsessidele. Samuti võime avaldada teavet, kui see on vajalik teie, meie või teiste õiguste, vara või turvalisuse kaitsmiseks. Järgime kõiki kehtivaid seadusi ja määrusi, mis puudutavad teabe avalikustamist valitsusasutustele. Enne mis tahes teabe avalikustamist vaatame iga taotluse hoolikalt läbi, et tagada selle kehtivus ja seaduslikkus, samuti andmete avalikustamise mõju taotlusega seotud subjektidele. Püüame kaitsta teie privaatsust ja õigusi seadusega lubatud ulatuses. Valitsuse teabenõude korral teeme mõistlikke pingutusi, et teid teavitada, välja arvatud juhul, kui see on seaduse või kohtumäärusega keelatud.  Kui teil on küsimusi või muresid meie tava kohta avaldada teavet ametivõimudele, võtke meiega ühendust.  

6. Teie isikuandmete edastamine

Püüame teie isikuandmeid töödelda EL/EMP piires. Siiski edastatakse teie isikuandmeid teatud olukordades väljapoole EL-i/EMP-d, näiteks kui jagame teie teavet sidusettevõtte, äripartneri või alltöövõtjaga, kes tegutseb väljaspool EL-i/EMP-d. 

SpeakUpi teavituskanali raames edastame isikuandmeid järgmistesse riikidesse väljaspool EL-i/EMP-d: Ühendkuningriik (kus on registreeritud Polestar Automotive Holding UK PLC).

Tagame alati, et teie isikuandmetele kohaldatakse sama kõrgetasemelist kaitset vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele, isegi kui andmeid edastatakse väljapoole EL-i/EMP-d. Ühendkuningriigi puhul on komisjon otsustanud, et see tagab piisava kaitsetaseme (GDPRi artikkel 45). Lisaks rakendame vajadusel täiendavaid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid, näiteks krüpteerimist (TLS) ja pseudonümiseerimist.

Sõltuvalt teie teate iseloomust võib olla vajalik edastada teie andmeid ka teistesse riikidesse väljaspool EL-i/EMP-d. Sellisel juhul tagame andmete kaitsmiseks täiendavate piisavate meetmete rakendamise, nt tagamaks, et vastuvõtja on seotud ELi tüüptingimustega lepingu alusel.

7. Teie õigused

Teil on isikuandmete kaitse üldmäärusega antud konkreetsed seaduslikud õigused seoses isikuandmetega, mida me teie kohta töötleme. Teil on õigus oma nõusolek tagasi võtta või esitada vastuväiteid andmete töötlemisele, pääseda ligi teie kohta käivatele andmetele, taotleda andmete parandamist või piiramist, taotleda andmete ülekandmist teisele üksusele, taotleda andmete kustutamist ja lõpuks esitada kaebus andmekaitse järelevalveasutusele. Lisateavet oma õiguste kohta leiate meie klientide privaatsuspoliitikast. 

Oma õiguste teostamiseks palun kasutage seda veebivormi. Kui teil on isikuandmete kaitse teemal muid küsimusi, võite meiega või meie andmekaitseametnikuga ühendust võtta aadressil polestar.com/privacy-policy toodud kontaktandmetel.

8. Kontaktandmed

Polestar Automotive Holding UK PLC on Inglismaal ja Walesis registreeritud ettevõte, mille registreerimisnumber on 13624182 ja registreeritud aadress on The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, England, BS13 8AE.

Polestar Performance AB on Rootsi juriidiline isik, mille äriregistri number on 556653-3096 ja aadress Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Göteborg, Sweden.

9. Meie privaatsusteatise muudatused

Jätame endale õiguse oma äranägemisel muuta oma privaatsuspraktikaid ning ajakohastada ja teha muudatusi käesolevas privaatsusteates igal ajal. Sel põhjusel soovitame teil selle privaatsusteatise aeg-ajalt üle lugeda. See privaatsusteatis on ajakohane dokumendi ülaosas kuvatud kuupäeva seisuga. Me töötleme teie isikuandmeid kooskõlas privaatsusteatisega, mille alusel need koguti, välja arvatud juhul, kui meil on teie nõusolek neid teisiti töödelda.