Paziņojums par konfidencialitāti - SpeakUp ziņošanas kanāls

1. Ievads

Polestar ir apņēmusies veicināt atklātu, godprātīgu un atbildīgu runas kultūru, lai spētu identificēt, rīkoties un novērst neētisku rīcību vai pārkāpumus. Polestar ir ieviesusi grupas mēroga ziņošanas kanālu jeb sūdzību mehānismu SpeakUp, lai palīdzētu iekšējām un ārējām personām ziņot par problēmām. 

Šajā dokumentā ir aprakstīts, kā Polestar apstrādā jūsu personas datus, kad jūs ziņojat par problēmu, izmantojot jebkuru no pieejamajiem kanāliem Polestar SpeakUp.

Polestar SpeakUp ir paredzēts, lai risinātu problēmas, kas saistītas ar nopietniem Polestar Rīcības kodeksa, korporatīvās politikas un direktīvu, kā arī piemērojamo tiesību aktu pārkāpumiem, tostarp tādiem jautājumiem kā kukuļošana vai korupcija, krāpšana, konkurences tiesību pārkāpumi, bērnu vai vergu darba izmantošana vai citi cilvēktiesību pārkāpumi, diskriminācija, uzmākšanās, mobings, konfidenciālas informācijas noplūde vai zādzība. Polestar SpeakUp darbības joma ir aprakstīta Polestar korporatīvajā Speak Up politikā. SpeakUp ir izstrādāts kā pēdējās instances saziņas rīks.

Iespējami anonīmi ziņojumi, ja to atļauj vietējie tiesību akti. Tomēr anonimitāte var ietekmēt mūsu iespējas efektīvi izmeklēt jūsu bažas. Ja savā ziņojumā izvēlēsieties sniegt identificējošu informāciju, mēs ar jūsu informāciju rīkosimies konfidenciāli un droši.

Polestar nepieļauj nekādu atriebību pret kādu, kas godprātīgi izsaka bažas, neatkarīgi no tā, vai šie apgalvojumi tiek izmeklēti.

2. Kas mēs esam

Polestar Automotive Holding UK PLC un Polestar Performance AB, turpmāk tekstā "Polestar", "mēs" un "mūsu", rīkojas kā kopīgi datu apstrādātāji, apstrādājot jūsu personas datus, kā aprakstīts turpmāk. Ziņošanas kanālu "Speak Up" un jebkādas atbilstības izmeklēšanas pārvalda Polestar Performance AB galvenā biroja funkcijas. Polestar Automotive Holding UK PLC un tās Direktoru padome ir atbildīga par grupas līmeņa pārraudzību un Speak Up ziņošanas sistēmas un atbilstības izmeklēšanu pārvaldību.

3. Kādus personas datus mēs vācam, un kāpēc

Kad iesniedzat ziņojumu programmā Polestar SpeakUp, mēs apstrādājam šādus jūsu personas datu veidus:

• valoda, valsts un ziņotā jautājuma veids, ko esat izvēlējies, iesniedzot ziņojumu;
• informācija, ko sniedzat ziņojuma brīvā teksta laukos, tostarp jūsu identifikācijas informācija un informācija par to, vai esat nodarbināts Polestar grupā, ja izvēlaties to uzrakstīt;
• balss ziņojums, ja vēlaties ziņojumu iesniegt pa tālruni;
• e-pasta adrese (brīvprātīgi; tikai paziņojumu saņemšanai par jauniem ziņojumiem; e-pasta adrese nav pieejama Polestar);
• IP adrese un citi tehniskie dati.

Sarunu ir iespējams turpināt SpeakUp ziņošanas sistēmā, un tādā gadījumā mēs apstrādāsim arī turpmāko informāciju, ko jūs izvēlēsieties rakstīt sarunā.

SpeakUp ziņošanas sistēma nav paredzēta, lai apkopotu vai apstrādātu jūsu sensitīvos datus, lai gan jūs tos varat brīvprātīgi atklāt mums sava ziņojuma brīvteksta laukos.

Mēs izmantojam jūsu personas datus, lai izskatītu jūsu ziņojumu un izmeklētu aizdomas par nopietniem Polestar Rīcības kodeksa, korporatīvās politikas un direktīvu vai piemērojamo tiesību aktu pārkāpumiem.

Ja izvēlaties ziņojumu iesniegt pa tālruni, balss ziņojums tiks pārrakstīts SpeakUp ziņošanas sistēmā.

Jūsu personas datu apstrādes juridiskie pamati ir šādi:

• Mūsu juridisko saistību izpilde (piemēram, ASV Vērtspapīru & biržas komisijas, ASV biržas Nasdaq un tiesību aktu, ar kuriem īsteno ES Informēšanas direktīvu (2019/1937)) (VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts).
• Mūsu leģitīmās intereses nodrošināt, ka mēs ievērojam piemērojamos tiesību aktus un mūsu Rīcības kodeksu un korporatīvo politiku/direktīvas visās mūsu grupas darbībās, kā arī atvieglot citām personām iespēju ziņot par šādiem iespējamiem smagiem pārkāpumiem (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).
• Ja sniedzat mums sensitīvus personas datus par sevi, mēs tos apstrādāsim, pamatojoties uz VDAR 9. panta 2. punktu.

4. Cik ilgi mēs glabājam jūsu datus

Mēs glabāsim jūsu personas datus tik ilgi, cik nepieciešams, lai izpildītu mērķus, kādiem tie tika vākti un apstrādāti, tostarp juridisko saistību izpildes nolūkos.

Jūsu personas dati tiek dzēsti vai anonimizēti divu gadu laikā pēc izmeklēšanas pabeigšanas, izņemot gadījumus, kad apsūdzības nopietnības, juridiska pienākuma vai tiesvedības vai disciplinārlietas dēļ jūsu dati ir jāglabā ilgāk.

Ja esat izvēlējies ziņojumu iesniegt pa tālruni, balss ziņojums tiek saglabāts 14 dienas pēc tulkošanas darba slēgšanas un vēl 90 dienas datu dublēšanai. Tehniskie dati tiek glabāti 90 dienas, izņemot gadījumus, kad ir konstatētas ļaunprātīgas darbības.

5. Jūsu personas datu izpaušana

To personu identitāte, kuras iesniedz ziņojumus SpeakUp ziņošanas sistēmā, tiek uzskatīta par konfidenciālu informāciju, un mēs veicam visus pamatotos pasākumus, lai ierobežotu jūsu identitātes un personas datu izpaušanu.

Tomēr dažus jūsu personas datus var būt nepieciešams izpaust citām personām, kuras ir īpaši pilnvarotas apstrādāt datus mūsu vārdā vai kuras ir iesaistītas, lai izmeklētu aizdomas par smagiem pārkāpumiem vai pārkāpumiem.

• Polestar filiāles: Tikai īpaši pilnvarotām personām Polestar grupā, ja tas nepieciešams izmeklēšanai pēc ziņojuma.
• Ārējie juridiskie konsultanti, neatkarīgie ārējie izmeklētāji un/vai obligātie revidenti.
• Apstrādātāji (pakalpojumu sniedzēji un citas puses): Ziņošanas sistēmu SpeakUp nodrošina People Intouch B.V. (Nīderlande). People Intouch B.V. izmanto apakšapstrādātājus, kas atrodas ES un Apvienotajā Karalistē, lai sniegtu datu mitināšanas un tulkošanas pakalpojumus.
• Iestādes: Noteiktos apstākļos mums var būt juridisks pienākums izpaust informāciju valsts vai tiesībaizsardzības iestādēm, piemēram, policijai, privātuma aizsardzības iestādei, valsts tiesām, transportlīdzekļa oficiālās reģistrācijas iestādēm vai tiesībaizsardzības iestādēm. Tas var notikt, atbildot uz pamatotiem un likumīgiem pieprasījumiem, piemēram, tiesas pavēstēm, tiesas rīkojumiem vai citiem juridiskiem procesiem. Mēs varam arī izpaust informāciju, ja tas ir nepieciešams, lai aizsargātu jūsu, mūsu vai citu personu tiesības, īpašumu vai drošību. Mēs ievērojam visus piemērojamos likumus un noteikumus par informācijas izpaušanu valsts iestādēm. Pirms informācijas izpaušanas mēs rūpīgi izskatām katru pieprasījumu, lai pārliecinātos par tā pamatotību un likumību, kā arī par datu izpaušanas ietekmi uz subjektiem, uz kuriem attiecas pieprasījums. Mēs cenšamies aizsargāt jūsu konfidencialitāti un tiesības likumā atļautajā apmērā. Ja valdība pieprasa informāciju, mēs darīsim visu iespējamo, lai jūs par to informētu, ja vien tas nav aizliegts ar likumu vai tiesas rīkojumu.  Ja jums ir kādi jautājumi vai bažas par mūsu praksi izpaust informāciju iestādēm, lūdzu, sazinieties ar mums.  

6. Jūsu personas datu pārsūtīšana

Mēs cenšamies apstrādāt jūsu personas datus ES/EEZ teritorijā. Tomēr dažās situācijās jūsu personas dati tiks pārsūtīti ārpus ES/EEZ, piemēram, ja mēs jūsu informāciju kopīgojam ar saistītu uzņēmumu, uzņēmējdarbības partneri vai apakšuzņēmēju, kas darbojas ārpus ES/EEZ. 

SpeakUp ziņošanas kanāla ietvaros mēs pārsūtām personas datus uz šādām valstīm ārpus ES/EEZ: Apvienotā Karaliste (kur reģistrēta Polestar Automotive Holding UK PLC).

Mēs vienmēr nodrošinām, ka jūsu personas datiem tiek piemērots tikpat augsts aizsardzības līmenis saskaņā ar VDAR, pat ja dati tiek pārsūtīti ārpus ES/EEZ. Attiecībā uz Apvienoto Karalisti Komisija ir nolēmusi, ka tā nodrošina pietiekamu aizsardzības līmeni (VDAR 45. pants. Turklāt vajadzības gadījumā mēs veicam papildu tehniskus un organizatoriskus drošības pasākumus, piemēram, šifrēšanu (TLS) un pseidonimizāciju.

Atkarībā no jūsu ziņojuma veida var būt nepieciešams nosūtīt jūsu datus arī uz citām valstīm ārpus ES/EEZ. Ja mēs to darīsim, mēs nodrošināsim papildu atbilstošus pasākumus datu aizsardzībai, piemēram, lai nodrošinātu, ka saņēmējam ir saistošas ES standarta līguma klauzulas ( ES paraugklauzulas).

7. Jūsu tiesības

Jums ir īpašas juridiskas tiesības, ko Vispārīgā datu aizsardzības regula piešķir saistībā ar personas datiem, kurus mēs apstrādājam par jums. Jūs varat atsaukt savu piekrišanu vai iebilst pret savu datu apstrādi, piekļūt mūsu rīcībā esošajiem datiem par jums, pieprasīt savu datu labošanu vai ierobežošanu, pieprasīt, lai jūsu dati tiktu pārnesti uz citu struktūru, pieprasīt, lai mēs dzēstu jūsu datus, un visbeidzot varat iesniegt sūdzību datu aizsardzības uzraudzības iestādei. Lai uzzinātu vairāk par savām tiesībām, skatiet mūsu Klientu konfidencialitātes politiku.

Lai izmantotu savas tiesības, lūdzu, izmantojiet šo tīmekļa veidlapu. Ja jums ir kādi citi jautājumi par personas datu aizsardzību, varat sazināties ar mums vai mūsu datu aizsardzības inspektoru, izmantojot polestar.com/privacy-policy norādīto kontaktinformāciju.

8. Kontaktinformācija

Polestar Automotive Holding UK PLC ir Anglijā reģistrēts uzņēmums & Wales ar uzņēmuma reģistrācijas numuru 13624182 un juridisko adresi The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, England, BS13 8AE.

Polestar Performance AB ir Zviedrijas juridiska persona ar uzņēmuma reģistrācijas numuru 556653-3096 un adresi Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Gēteborga, Zviedrija.

9. Izmaiņas mūsu paziņojumā par konfidencialitāti

Mēs paturam tiesības pēc saviem ieskatiem jebkurā laikā mainīt savu konfidencialitātes praksi un atjaunināt un veikt izmaiņas šajā paziņojumā par konfidencialitāti. Šī iemesla dēļ mēs aicinām jūs pastāvīgi iepazīties ar šo paziņojumu par konfidencialitāti. Šis paziņojums par konfidencialitāti ir spēkā no datuma, kas norādīts dokumenta augšpusē. Mēs apstrādāsim jūsu personas datus atbilstoši paziņojumam par konfidencialitāti, saskaņā ar kuru tie tika vākti, ja vien mums nebūs jūsu piekrišanas tos apstrādāt citādi.