Privatumo pranešimas – „SpeakUp“ pranešimų kanalas

1. Įvadas

„Polestar“ yra įsipareigojusi puoselėti atviro kalbėjimo (angl. speak up) kultūrą, pasižyminčią atvirumu, sąžiningumu ir atskaitomybe, kad galėtų nustatyti neetišką elgesį ar nusižengimus, į juos reaguoti ir užkirsti jiems kelią. „Polestar“ įdiegė visoje grupėje veikiantį pranešimų teikimo kanalą arba skundų nagrinėjimo mechanizmą, vadinamą „SpeakUp“, kad padėtų vidaus ir išorės asmenims pranešti apie susirūpinimą keliančius klausimus. 

Šiame dokumente aprašoma, kaip „Polestar“ tvarko jūsų asmens duomenis, kai pranešate apie problemą „Polestar SpeakUp“ sistemoje, naudodamiesi bet kuriuo iš prieinamų kanalų.

„Polestar SpeakUp“ sistema skirta pranešti apie susirūpinimą keliančius klausimus, susijusius su šiurkščiais „Polestar“ elgesio kodekso, įmonės politikos ir direktyvų bei taikomų teisės aktų pažeidimais, įskaitant tokias problemas kaip kyšininkavimas ar korupcija, sukčiavimas, konkurencijos teisės pažeidimai, vaikų ar vergų darbo naudojimas ar kiti žmogaus teisių pažeidimai, diskriminacija, priekabiavimas, patyčios, konfidencialios informacijos nutekėjimas ar vagystė. „Polestar SpeakUp“ taikymo sritis aprašyta „Polestar“ korporatyvinėje pranešimų apie pažeidimus politikoje (angl. Corporate Speak Up Policy). „SpeakUp“ yra sukurta kaip kraštutinė komunikacijos priemonė.

Anoniminiai pranešimai yra galimi, jei tai leidžia vietos įstatymai. Vis dėlto anonimiškumas gali paveikti mūsų galimybes veiksmingai ištirti jūsų pranešimą. Jei nuspręsite savo pranešime pateikti asmens tapatybę nurodančią informaciją, mes ją tvarkysime konfidencialiai ir saugiai.

„Polestar“ netoleruoja jokių atsakomųjų veiksmų prieš asmenis, sąžiningai pranešusius apie problemas, nepaisant to, ar po šių kaltinimų bus atliktas pagrįstas tyrimas.

2. Kas mes esame

„Polestar Automotive Holding UK PLC“ ir „Polestar Performance AB“ (toliau vadinama „Polestar“, „mes“ ir „mūsų“) veikia kaip bendri duomenų valdytojai tvarkant jūsų asmens duomenis, kaip aprašyta toliau. „SpeakUp“ pranešimų kanalą ir bet kokius atitikties tyrimus valdo „Polestar Performance AB“ būstinės padaliniai. „Polestar Automotive Holding UK PLC“ ir jos direktorių valdyba yra atsakingi už grupės lygmens „SpeakUp“ pranešimų sistemos priežiūrą ir valdymą bei atitikties tyrimus.

3. Kokius asmens duomenis renkame ir kodėl

Kai pateikiate pranešimą „Polestar SpeakUp“ sistemoje, mes tvarkome tokius jūsų asmens duomenis:

• Kalba, šalis ir pranešamos problemos tipas, kuriuos pasirenkate teikdami pranešimą.
• Informacija, kurią pateikiate atviro teksto laukeliuose, įskaitant jūsų tapatybę nurodančią informaciją ir tai, ar esate „Polestar“ grupės darbuotojas, jei nusprendžiate tai parašyti.
• Balso pranešimas, jei nusprendžiate pateikti pranešimą telefonu.
• El. pašto adresas (neprivalomas; skirtas tik pranešimams apie naujas žinutes gauti; el. pašto adresas „Polestar“ nėra prieinamas).
• IP adresas ir kiti techniniai duomenys.

„SpeakUp“ pranešimų sistemoje galima tęsti pokalbį – tokiu atveju mes taip pat tvarkysime papildomą informaciją, kurią nuspręsite pateikti pokalbio metu.

„SpeakUp“ pranešimų sistema nėra skirta rinkti ar tvarkyti jūsų jautrius (neskelbtinus) duomenis, nors jūs galite juos atskleisti savanoriškai atviro teksto laukeliuose savo pranešime.

Jūsų asmens duomenis naudojame jūsų pranešimo peržiūros tikslais ir siekdami ištirti įtariamus šiurkščius „Polestar“ elgesio kodekso, įmonės politikos ir direktyvų ar taikomų teisės aktų pažeidimus.

Jei nuspręsite pateikti pranešimą telefonu, balso pranešimas mums bus transkribuotas į „SpeakUp“ pranešimų sistemą.

Teisiniai jūsų asmens duomenų tvarkymo pagrindai:

• Teisinių prievolių vykdymas (pvz., JAV Vertybinių popierių ir biržų komisijos, JAV „Nasdaq“ ir teisės aktų, įgyvendinančių ES Pranešėjų apsaugos direktyvą (2019/1937), reikalavimų) (BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas).
• Mūsų teisėtas interesas užtikrinti, kad vykdydami visos grupės veiklą laikytumėmės taikomų teisės aktų ir mūsų Elgesio kodekso bei įmonės politikos ir (arba) direktyvų, ir sudaryti galimybę kitiems asmenims pranešti apie tokius įtariamus šiurkščius pažeidimus (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas).
• Jei pateiksite mums jautrių (neskelbtinų) asmens duomenų, mes juos tvarkysime remdamiesi BDAR 9 straipsnio 2 dalimi.

4. Kiek laiko saugome jūsų duomenis

Jūsų asmens duomenis saugosime tiek, kiek tai būtina pasiekti tikslams, kuriais jie buvo surinkti ir tvarkomi, įskaitant bet kokių teisinių prievolių vykdymą.

Jūsų asmens duomenys ištrinami arba nuasmeninami per dvejus metus nuo tyrimo užbaigimo dienos, išskyrus atvejus, kai dėl kaltinimo sunkumo, teisinės prievolės arba teisinių ar drausminių procedūrų reikalaujama, kad mes saugotume jūsų duomenis ilgiau.

Jei nusprendėte pateikti pranešimą telefonu, balso pranešimas saugomas 14 dienų po vertimo užduoties atlikimo ir dar 90 dienų duomenų atsarginės kopijos pavidalu. Techniniai duomenys saugomi 90 dienų, išskyrus nustatytos kenkėjiškos veiklos atvejus.

5. Jūsų asmens duomenų atskleidimas

Asmenų, pateikusių pranešimus „SpeakUp“ pranešimų sistemoje, tapatybė yra laikoma konfidencialia informacija, ir mes imamės visų pagrįstų priemonių, kad apribotume jūsų tapatybės ir asmens duomenų atskleidimą.

Vis dėlto tam tikrus jūsų asmens duomenis gali prireikti atskleisti kitiems asmenims, kurie yra specialiai įgalioti tvarkyti duomenis mūsų vardu arba pasitelkiami įtariamiems šiurkštiems pažeidimams ar nusižengimams tirti.

• „Polestar“ susijusios įmonės: Tik specialiai įgalioti asmenys „Polestar“ grupėje, kai tai būtina atliekant tyrimą po gauto pranešimo.
• Išoriniai teisės patarėjai, nepriklausomi išoriniai tyrėjai ir (arba) teisės aktų nustatyti auditoriai.
• Duomenų tvarkytojai (paslaugų teikėjai ir kitos šalys): „SpeakUp“ pranešimų sistemą teikia „People Intouch B.V.“ (Nyderlandai). Duomenų saugojimo ir vertimo paslaugoms teikti „People Intouch B.V.“ naudoja papildomus duomenų tvarkytojus, įsteigtus ES ir JK.
• Institucijos: Tam tikromis aplinkybėmis įstatymai gali reikalauti, kad mes atskleistume informaciją valstybės ar teisėsaugos institucijoms, pvz., policijai, privatumo apsaugos institucijai, viešiesiems teismams, oficialioms transporto priemonių registravimo institucijoms ar teisėsaugos agentūroms. Tai gali būti daroma reaguojant į pagrįstus ir teisėtus prašymus, tokius kaip teismo šaukimai, teismo nutartys ar kiti teisiniai procesai. Taip pat galime atskleisti informaciją, kai tai būtina siekiant apsaugoti jūsų, mūsų ar kitų asmenų teises, nuosavybę ar saugumą. Mes laikomės visų taikomų įstatymų ir kitų teisės aktų, reglamentuojančių informacijos atskleidimą valstybės institucijoms. Prieš atskleisdami bet kokią informaciją, mes atidžiai peržiūrime kiekvieną prašymą, siekdami užtikrinti jo pagrįstumą ir teisėtumą, taip pat įvertiname duomenų atskleidimo poveikį susijusiems duomenų subjektams. Mes siekiame apsaugoti jūsų privatumą ir teises tiek, kiek leidžia įstatymai. Gavę valstybinės institucijos prašymą pateikti informaciją, dėsime pagrįstas pastangas jus informuoti, nebent tai daryti draustų įstatymai arba teismo nutartis.  Jei turite klausimų ar dvejonių dėl mūsų informacijos atskleidimo institucijoms praktikos, susisiekite su mumis.  

6. Jūsų asmens duomenų perdavimas

Mes siekiame tvarkyti jūsų asmens duomenis ES ir (arba) EEE teritorijoje. Vis dėlto tam tikromis situacijomis jūsų asmens duomenys bus perduodami už ES ir (arba) EEE ribų, pavyzdžiui, kai dalijamės jūsų informacija su susijusia įmone, verslo partneriu ar subrangovu, veikiančiu už ES ir (arba) EEE ribų. 

Naudojant „SpeakUp“ pranešimų kanalą, mes perduodame asmens duomenis į šias šalis už ES ir (arba) EEE ribų: Jungtinę Karalystę (kurioje įregistruota „Polestar Automotive Holding UK PLC“).

Mes visada užtikriname, kad jūsų asmens duomenims būtų taikomas toks pat aukštas apsaugos lygis pagal BDAR, net ir tada, kai duomenys perduodami už ES ir (arba) EEE ribų. Komisijos sprendimu, Jungtinė Karalystė užtikrina tinkamą duomenų apsaugos lygį (BDAR 45 straipsnis). Be to, prireikus imamės papildomų techninių ir organizacinių saugumo priemonių, pavyzdžiui, šifravimo (TLS) ir pseudonimizavimo.

Priklausomai nuo jūsų pranešimo pobūdžio, jūsų duomenis taip pat gali reikėti perduoti į kitas šalis už ES ir (arba) EEE ribų. Jei tai darysime, užtikrinsime, kad būtų imamasi papildomų tinkamų priemonių duomenims apsaugoti, pvz., užtikrinsime, kad duomenų gavėjas būtų saistomas ES standartinių sutarčių sąlygų (ES sutarčių sąlygų).

7. Jūsų teisės

Jums priklauso konkrečios Bendrajame duomenų apsaugos reglamente numatytos teisės, susijusios su jūsų asmens duomenimis, kuriuos mes tvarkome. Galite atšaukti savo sutikimą arba prieštarauti, kad tvarkytume jūsų duomenis, susipažinti su mūsų turimais jūsų duomenimis, prašyti juos ištaisyti arba apriboti jų tvarkymą, prašyti perkelti jūsų duomenis kitam subjektui, reikalauti duomenis ištrinti ir, galiausiai, galite pateikti skundą duomenų apsaugos priežiūros institucijai. Daugiau informacijos apie jūsų teises rasite mūsų Klientų privatumo politikoje. 

Norėdami pasinaudoti savo teisėmis, naudokite šią internetinę formą. Jei turite kitų klausimų, susijusių su asmens duomenų apsauga, galite susisiekti su mumis arba mūsų duomenų apsaugos pareigūnu kontaktiniais duomenimis, nurodytais adresu polestar.com/privacy-policy.

8. Kontaktinė informacija

„Polestar Automotive Holding UK PLC“ yra įmonė, įregistruota Anglijoje ir Velse, įmonės registracijos numeris 13624182, registruotas adresas The Pavilions, Bridgwater Road, Bristolis, Anglija, BS13 8AE.

„Polestar Performance AB“ yra Švedijos juridinis asmuo, įmonės registracijos numeris 556653-3096, adresas Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Geteborgas, Švedija.

9. Mūsų privatumo pranešimo pakeitimai

Pasiliekame teisę savo nuožiūra bet kada keisti savo privatumo praktiką ir atnaujinti šį privatumo pranešimą bei atlikti jo pakeitimus. Dėl šios priežasties raginame jus reguliariai peržiūrėti šį privatumo pranešimą. Šis privatumo pranešimas galioja nuo dokumento viršuje nurodytos datos. Jūsų asmens duomenis tvarkysime laikydamiesi privatumo pranešimo, kuris galiojo juos renkant, nebent turėsime jūsų sutikimą juos tvarkyti kitaip.