Informativa sulla privacy – Canale di segnalazione SpeakUp

1. Introduzione

Polestar è impegnata a creare una cultura in cui i dipendenti si sentono sicuri nel condividere le proprie idee e preoccupazioni, all'insegna di integrità, correttezza e responsabilità, e si batte per identificare, agire e prevenire comportamenti impropri o violazioni di natura etica. In tale ottica, Polestar ha aperto un canale di segnalazione a livello di gruppo, denominato SpeakUp, un meccanismo che aiuta dipendenti e non dipendenti a segnalare problemi, torti o preoccupazioni. 

Il documento descrive come Polestar tratta i dati personali dell'interessato quando questi invia una segnalazione in SpeakUp tramite uno dei canali disponibili.

SpeakUp di Polestar è concepito per raccogliere segnalazioni relative a violazioni gravi del Codice Etico di Polestar, delle policy e delle direttive aziendali e della legislazione vigente, compresi casi di corruzione, frode, violazione delle leggi sulla concorrenza, utilizzo di lavoro minorile o di manodopera in condizioni di schiavitù o altre violazioni dei diritti umani, discriminazione, molestie, bullismo, fuga di informazioni riservate o furto. L'ambito di applicazione di SpeakUp di Polestar è descritto più dettagliatamente nell'apposita Policy aziendale di Polestar. SpeakUp si deve intendere come strumento di comunicazione di ultima istanza.

Le segnalazioni anonime sono possibili, ove consentito dalle leggi locali. Tuttavia, l'anonimato potrebbe pregiudicare la possibilità da parte nostra di condurre indagini efficaci sull'oggetto della segnalazione. Se l'interessato nella segnalazione decide di fornire informazioni utili alla sua identificazione, tratteremo tali informazioni in modo riservato e sicuro.

Polestar non tollera alcuna forma di ritorsione nei confronti di chi effettua segnalazioni in buona fede, a prescindere dal fatto che tali segnalazioni sfocino o meno in indagini circostanziate.

2. Chi siamo

Polestar Automotive Holding UK PLC e Polestar Performance AB, di seguito denominate "Polestar", "noi" e "nostro", agiscono in qualità di contitolari del trattamento dei dati personali dell'interessato, come descritto di seguito. Il canale di segnalazione Speak Up ed eventuali indagini in materia di conformità legale sono gestite dalle funzioni HQ di Polestar Performance AB. Polestar Automotive Holding UK PLC e il suo Consiglio di Amministrazione sono responsabili della supervisione e della gestione a livello di gruppo del sistema di segnalazione Speak Up e delle indagini in materia di conformità legale.

3. Quali dati personali raccogliamo e perché

Quando l'interessato invia una segnalazione con il sistema SpeakUp di Polestar, trattiamo le seguenti tipologie di dati personali che lo riguardano:

• Lingua, paese e tipo di problema segnalato, in base alle opzioni selezionate dall'interessato al momento dell'invio della segnalazione.
• Informazioni che l'interessato ci fornisce nei campi a testo libero della segnalazione, compresi i dati identificativi e l'eventuale impiego presso il gruppo Polestar, se l'interessato decide di fornire tali informazioni.
• Messaggio vocale, se l'interessato decide di inviare la segnalazione tramite telefono.
• Indirizzo e-mail (facoltativo; solo per ricevere notifiche di nuovi messaggi; l'indirizzo e-mail non è reso disponibile a Polestar)
• Indirizzo IP e altri dati tecnici

Nel sistema di segnalazione SpeakUp è possibile avviare e proseguire una conversazione; nel caso l'interessato si avvalga di tale strumento, tratteremo anche le ulteriori informazioni che l'interessato deciderà di scrivere nel corso della conversazione.

Il sistema di segnalazione SpeakUp non è progettato per raccogliere o trattare i dati sensibili dell'interessato, sebbene quest'ultimo possa comunicarceli volontariamente nei campi a testo libero della propria segnalazione.

Utilizziamo i dati personali dell'interessato per esaminare la sua segnalazione e per indagare su sospette violazioni gravi del Codice Etico di Polestar, delle policy e delle direttive aziendali o della legislazione vigente.

Se l'interessato sceglie di inviare una segnalazione per telefono, il messaggio vocale verrà trascritto nel sistema di segnalazione SpeakUp.

Le basi giuridiche della liceità del trattamento dei dati personali dell'interessato da parte nostra sono le seguenti:

• Il trattamento è necessario per adempiere nostri obblighi giuridici (ad esempio quelli imposti dalla Securities & Exchange Commission degli Stati Uniti, dal Nasdaq degli Stati Uniti e dalla legislazione nazionale che recepisce la direttiva UE sul Whistleblowing (2019/1937)) (Articolo 6(1)(c) del GDPR).
• Il trattamento è necessario per il perseguimento del nostro legittimo interesse di rispettare la legge vigente e il nostro Codice Etico e le nostre policy e direttive aziendali in tutte le attività del gruppo e per incentivare altre persone a segnalare tali presunte violazioni gravi (Articolo 6(1)(f) del GDPR).
• Se l'interessato ci fornisce dati personali sensibili che lo riguardano, li tratteremo sulla base dell'articolo 9(2) del GDPR.

4. Per quanto tempo conserviamo i dati dell'interessato

Conserveremo i dati personali dell'interessato per tutto il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti e trattati, anche ai fini di eventuali obblighi di legge.

I dati personali dell'interessato sono cancellati o resi anonimi entro due anni dalla data di conclusione dell'indagine, tranne nel caso in cui la gravità dell'accusa, un obbligo di legge o un procedimento legale o disciplinare ci impongano di conservarli più a lungo.

Se l'interessato ha scelto di inviare una segnalazione tramite telefono, il messaggio vocale è conservato per 14 giorni dopo il completamento del lavoro di traduzione più altri 90 giorni per il backup dei dati. I dati tecnici vengono conservati per 90 giorni, tranne in caso di attività illecite accertate.

5. Divulgazione dei dati personali dell'utente

L'identità delle persone che inviano segnalazioni tramite il sistema di segnalazione SpeakUp è trattata come informazione riservata e adottiamo tutte le misure ragionevolmente necessarie per limitare la divulgazione dell'identità dell'interessato e dei suoi dati personali.

Potrebbe tuttavia risultare necessario divulgare alcuni dati personali dell'interessato ad altre persone specificamente autorizzate a trattare i dati per nostro conto o da noi incaricate di indagare su presunte violazioni o condotte improprie gravi.

• Affiliate Polestar: solo a persone specificamente autorizzate all'interno del gruppo Polestar, se necessario per condurre indagini a seguito di una segnalazione.
• Consulenti legali esterni, investigatori esterni indipendenti e/o componenti di organi di controllo.
• Responsabili del trattamento dei dati (fornitori del servizio e altre parti): il sistema di segnalazione SpeakUp è fornito da People Intouch B.V. (Paesi Bassi). People Intouch B.V. si avvale di sub-responsabili del trattamento dei dati con sede nell'UE e nel Regno Unito per i servizi di hosting dei dati e di traduzione.
• Autorità: in alcuni casi, potremmo essere tenuti per legge a divulgare informazioni alle autorità governative o alle autorità preposte all'applicazione della legge, ad esempio a forze di polizia, autorità preposte alla tutela della privacy, tribunali, autorità preposte all'immatricolazione dei veicoli o a forze dell'ordine. Ciò può avvenire in risposta a richieste valide e legittime, come citazioni in giudizio, provvedimenti giudiziari o altri procedimenti legali. Potremmo anche divulgare informazioni se necessario per tutelare i nostri diritti, i nostri beni o la nostra sicurezza o quelli dell'interessato stesso o di altre persone. Rispettiamo tutte le leggi e i regolamenti vigenti in materia di divulgazione di informazioni alle autorità governative. Esaminiamo attentamente ogni richiesta per verificarne la validità e la legittimità, e valutiamo inoltre, prima di divulgare qualsiasi informazione, l'impatto che la potenziale divulgazione dei dati potrebbe avere sui soggetti interessati dalla richiesta. Ci impegniamo a tutelare la privacy e i diritti dell'interessato nella misura consentita dalla legge. In caso di richiesta di informazioni da parte di autorità pubbliche, compiremo ogni ragionevole sforzo per informare l'interessato, a meno che non sia vietato dalla legge o da un provvedimento giudiziario.  Per domande o dubbi sulle nostre prassi di divulgazione delle informazioni alle autorità pubbliche, invitiamo a contattarci.  

6. Trasferimento dei dati personali dell'interessato

Ci impegniamo a trattare i dati personali dell'interessato all'interno dell'area UE/SEE. Tuttavia, in alcune situazioni i dati personali dell'interessato vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE, ad esempio quando condividiamo le informazioni dell'interessato con un'affiliata, un partner commerciale o un subappaltatore che opera al di fuori dell'UE/SEE. 

Nell'ambito di utilizzo del canale di segnalazione SpeakUp, trasferiamo dati personali nei seguenti Paesi al di fuori dell'UE/SEE: Regno Unito (dove ha sede Polestar Automotive Holding UK PLC).

Garantiamo sempre che ai dati personali dell'interessato si applichi lo stesso elevato livello di protezione previsto dal GDPR, anche quando i dati vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE. Per quanto riguarda il Regno Unito, la Commissione ha deciso che tale Paese garantisce un livello di protezione adeguato (articolo 45 del GDPR). Inoltre, adottiamo ulteriori misure di sicurezza tecniche e organizzative quando necessario, come la crittografia (TLS) e la pseudonimizzazione.

A seconda della natura della segnalazione, potrebbe essere necessario trasferire i dati dell'interessato anche in altri Paesi al di fuori dell'UE/SEE. In tal caso, ci assicureremo di adottare ulteriori misure adeguate per proteggere i dati, ad esempio per garantire che il destinatario sia vincolato dalle Clausole contrattuali standard dell'UE (le Clausole modello UE).

7. Diritti dell'interessato

L'interessato gode di specifici diritti legali conferiti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), in relazione ai dati personali che lo riguardano da noi trattati. L'interessato può revocare il consenso o opporsi al trattamento dei dati, accedere ai dati in nostro possesso che lo riguardano, chiedere la rettifica dei dati o la limitazione del trattamento dei dati, richiedere la portabilità dei dati e il trasferimento a un'altra organizzazione, richiedere la cancellazione dei dati che lo riguardano, e può, infine, presentare un reclamo presso un'autorità di controllo della protezione dei dati. Per maggiori informazioni sui diritti dell'interessato, si rimanda alla nostra Informativa sulla privacy dei clienti. 

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può utilizzare questo modulo web. Per ulteriori domande riguardanti l'argomento della protezione dei dati personali, l'interessato può contattare noi o il nostro Responsabile della protezione dei dati utilizzando i dati di recapito indicati alla pagina polestar.com/privacy-policy.

8. Recapiti

Polestar Automotive Holding UK PLC è una società costituita in Inghilterra e Galles con numero di iscrizione al registro delle imprese 13624182 e con sede legale presso The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, Inghilterra, BS13 8AE.

Polestar Performance AB è una persona giuridica di diritto svedese con numero di iscrizione al registro delle imprese 556653-3096 e indirizzo Assar Gabrielssons Väg 9, SE-405 31 Göteborg, Svezia.

9. Modifiche alla nostra Informativa sulla privacy

Ci riserviamo il diritto, a nostra discrezione, di modificare le nostre prassi in materia di riservatezza dei dati personali e di aggiornare e apportare modifiche alla presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. Per tale motivo, invitiamo l'interessato a consultare periodicamente la presente informativa sulla privacy. La presente informativa è aggiornata alla data che appare all'inizio del documento. Tratteremo i dati personali dell'interessato in modo coerente con l'informativa sulla privacy in virtù della quale sono stati raccolti, a meno che non abbiamo ottenuto il consenso dell'interessato a trattarli in modo diverso.